EBYS dijital arşiv

Dijital Arşiv

Belge Dijitalleştirme ile Dönüşümü Yakalayın


Ana tema sizin gün sonunda ne kazanacağınızdır.

Kazançlar:

1. Belgeler anında erişim ile iş gücünden tasarruf ve personeli verimli kullanma
2. Daha az personel ile aynı işi yapma
3. Fiziksel arşive hakimiyet ve arşiv disiplini
4. Belgelerin kaybolması ve başka klasörlere karışmasını ortadan kaldırma
5. İmha zamanı gelen belgeleri belirleyebilme ve gereksiz fiziksel saklamadan kurtulma
6. Mali mühür ve zaman damgası kullanımı ile gerekmeyen kağıt ortamındaki belgelerin sadece dijital kopyalarını kullanma
7. Ofis alanlarını daha verimli kullanma ve daha küçük fiziksel arşiv gereksinimi, daha az metrakare kullanımı. Bu sayede kira masraflarını optimize etme.
8. Kurumsal hafızanın sağlanması ile mükerrer belge üretme sorununun ortadan kalkması



 
Bu kazançlar maliyetlerin düşmesini ve daha rekabetçi olunmasını sağlar.
 

  • Geleneksel belge yönetim sistemlerinin maliyetleri; Doküman ile ilgili işlemler, ofis çalışanlarının mesailerinin%40-60'ına, işçilik maliyetlerinin%20-45′ine ve kurumsal cironun %12-15′ine mal olmaktadır. (1) Dijital arşivi olan işletmelerde bu rakamlar iyileşme göstermektedir.
  • Bir ofisteki dokümanların ortalama %7,5’i kaybolmakta, %3’üne ise   yanlış dosyalamadan ötürü ulaşılamamaktadır.(2) Dijital arşivi olan firmalarda bu rakamlar aşağıya inmektedir.
  • Bir ofis çalışanı, dokümanlar ile ilgili harcadığı vaktin %50’sini aramaya ve bulmaya % 5-15’ini ise bu dokümanı okumaya ayırmaktadır.(2) Oysaki dijital arşiv kullanımı bu oranı aşağıya çeker.
  • Bir dokümanın saklanmasının maliyeti ortalama 20$, yanlış dosyalanmış bir dokümanın bulunmasının maliyeti ortalama 120$, kaybolan bir dokümanın yeniden hazırlanmasının maliyeti ise ortalama 220$’dır. (2) Oysa dijital arşiv kullanımı bu oranları aşağı yönde etkiler.
  • Sadece ABD’de, doküman ile ilgili işlemler için şirketlerin, yılda 600 milyar dolar ile 800 milyar dolar arasında harcama yaptıkları hesaplanmıştır. (3) Dijital arşiv kullanımı yaygınlaştıkça bu rakamlar aşağıda inmektedir.
  • Sadece ABD’de 4 trilyon doküman bulunduğu ve her gün 1 milyar fotokopi çekildiği, bir dökümanın ise yaşam döngüsü boyunca ortalama olarak 19 kez kopyalandığı hesaplanmıştır. (4)
  • Türkiye’de, bir ofiste kişi başına tüketilen kağıt miktarı 0,7 kg/gün, yani ortalama 140 sayfadır. Finans merkezlerinde ve bankalarda kişi başına tüketilen kağıt 0,9 kg/gün, yani 180 sayfadır.(5) dijital arşiv kullanan firmalarda ise bu değerler aşağı yöndedir.
  • 2 yıllık kağıt ve toner tasarrufu ile EBYS’nin edinme maliyeti, amorti edilmektedir.(5) Dijital arşiv ile belgelerinizi dijital arşiv yazılımına aktarıp içerikten aranabilir hale getiriyoruz.

Doküman Tarama, Doküman Dönüştürme ve İyileştirme Hizmetimiz

Doküman Tarama, Dijital Arşiv Oluşturma

Belge tarama, sıklıkla kullanılan bir terimdir, ancak belge dönüştürme veya iyileştirmeden çok farklı bir işlemdir. Belge taraması, bir belgenin resimlenmiş bir sürümünde veya kağıt belgenin elektronik bir kopyasında sonuçlanır. Bu belge herhangi bir işlem olmaksızın sadece bir resim olabilir.

Belge Dönüşümü ve Dijital Arşiv

Belge Dönüştürme, temel taramanın ötesine geçer ve belgedeki metnin OCR (Optik Karakter Tanıma) sürümünü içerir. El yazısı tanıma aşamasına ise ICR adı verilir.

Doküman İyileştirme ve Dijital Arşiv

Doküman İyileştirme, resim ve imzalara meta etiketler ekleyerek ve ekran okuyucuları gibi yardımcı teknolojiler tarafından kullanılmak üzere tabloların ve sütunların okunan sıralamasını düzelterek belge dönüşümünü bir adım daha ileri götürür. Fiş, fatura, çek tarama işlemlerinden sonra bu belgelerin arkalarındaki gürültüler iyileştirilebilir ve yüksek doğrulukta veri yakalama yapılır

Neye dönüştürülebilir veya düzeltilebilir?

Kağıt, mikrofilm, mikrofiş ve diğer kaynak medyalar dijital görüntülere dönüştürülebilir. Dönüşüm ve İyileştirme, resimlerin ve metinlerin farklı bir biçimde sunulması gereken elektronik dosyaları da içerebilir.

Doküman Tarama, Dönüştürme ve İyileştirme ve Dijital Arşiv Faydaları

Ortaya çıkan elektronik belgeler, bir belge yönetimi veya kayıt yönetimi sisteminde hızlı, kolay depolama ve alım için dizin (metadata) nitelikleri atanabilir.

Metni belgede bulunması, yardımcı teknolojiyle kullanılmak üzere dokümanların derinlemesine aranmasına ve düzeltilmesine olanak tanır.

Elektronik verilerin ulaşılabilir formatlara taranması, dönüştürülmesi ve düzeltilmesi, elektronik belgeler ve bilgilere ilişkin olarak Erişilebilirlik ve Bölüm 508 yönetmeliklerine uygunluğunuzu korumanıza yardımcı olur.

Belgelerde bu