doküman yönetim sistemi

İDEAL DYS DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ NASIL OLMALIDIR ?

earsivdokumanyonetimi

İdeal Doküman Yönetim Sistemi (DYS) Nasıl Olmalıdır ?

 

·         Milyonlarca belgenin kurallara göre insan hatası olmaksızın arşivlenmesi, bu belgeler üzerinden arama yapılabilmesini ve belgelerin imha,arşive kaldırılması zamanlarında olabilecek karmaşanın ortadan kaldırılmasını sağlar.

 

·         Ofis içindeki evrak akışını manuel yapmak yerine tamamen otomatikleşmiş bir sisteme bırakırsınız

 

·         Arama hızı saniyeler mertebesindedir ve belge sayısı arama hızını etkilememektedir. Arama hızı aramanın kompleksliğine bağlı olarak saniyeler mertebesindedir.

 

 

·         Fiziksel bir belgeyi tarandıktan sonra Word ortamına olduğu gibi aktarır, zaman kazandırır

 

·         Dosya gezgini özelliği. Dosya gezginini kullanarak dosya ekleme, dosya silme (yetki verilen kullanıcılar için). Çöp tenekesi yapısında silinen dosyaların kayıt altına alınması.

 

·         ABBYY Recognition Server, ABBYY Fine Reader, ABBYY FlexiCapture ve diğer optik karakter tanıma sistemleri ile uyumludur.

 

·         Sorgulama ve belge erişiminin IP adresi, kullanıcı, tarih-saat, sorgu ve erişilen belge olarak tarihçesinin tutulması/kayıt altına alınması.

 

·         Gelişmiş rol bazlı kullanıcı yönetimi ile içerikte arama, belge kimlik bilgilerinde arama, dosya gezgini, dosya düzenleme (dosya silme, dosya yükleme gibi), belge kimlik bilgisi düzenleme, belge varlığı arama yetkilendirmeleri. Yetkilendirmeler rol ve birim bazında olabilmektedir.

 

·         Her türlü formattaki dosya biçimleri kullanılabilmektedir. Bunlardan bazıları PDF, Word, Excel, PowerPoint, XML, text, RTF, vb.

 

Evraklar, belgeler ofis içine elden ele gezmez, herşey elektronik ortamda hazırlanır, e-imza ve arşiv zaman damgası kullanmaya olanak tanır, bütün süreç tek bir yönetim sistemi tarafından karşılanır, personel arşivde ve ofis içinde belge aramakla uğraşmaz, içerikten arama yapabilme özelliği sayesinde yapay zeka ile aranan hertür bilgi yetki dahilinde karşısına gelir, paylaşılabilir, gereksiz evrak sirkülasyonunun önüne geçilmiş olur