Fiziksel Arşiv Yönetimi

Fiziksel Arşiv Hizmeti

fizikselarsiv

Neden Fiziksel Arşiv ?


Evrak ve belgelerinizi profesyonel Fiziksel Arşiv hizmeti veren firmalarda muhafaza etmek kendi ofisinizde tutmaktan çok daha güvenli. Kriz yönetimi planlama uzmanları, arşivinizi kurum dışında muhafaza etmenizi öneriyor. Böylelikle herhangi bir felaket durumu karşısında bile iş akışınızın kesintisiz bir şekilde devam etmesini sağlamış oluyorsunuz.


Arşiv Analizi belgesinin başlangıçta bir kurumsal arşivi işlemek üzere hazırlanması gereklidir. Bu analiz belgesi, fiziksel arşiv hizmetlerini ve sayısallaştırma süreçlerini ve sonuçlarını tanımlamalıdır:


Kurumsal arşivdeki belgeleri tutma ve dosya / Klasör temelinde dizin bilgilerini depolama planına uygun olarak alma ve belgeleri barkodlama,

Barkodlu belgelerin raf adresini ve endeks bilgilerini Arşiv Yönetim Yazılımı'na girerek talep edildiğinde arşiv deposundan dokümanın orijinal kopyasına ulaşarak,

İmha edilmesi gereken belgelerin sıralanması ve depolamada yerden tasarruf sağlanması.

Yukarıdaki işlemleri sağlamak için, ön çalışmalar sırasında aşağıdakiler yapılır:


Belge Türlerinin Belirlenmesi,

Barkod Türlerinin Belirlenmesi,

İndeks Alanlarının Belirlenmesi.


Barkodlama sistemi


Belge güvenliği,

Güneş ışığı, nem, sıcaklık, toz vb. Faktörlerin neden olduğu hasarın ve belgeler üzerindeki mikroorganizmaların ve zararlıların asgariye indirilmesi,

Aranan belgelerin erişilebilirliği,

İşçilik ve zamandan tasarruf,

Arşiv belgesi olmayan malzemeleri ve tahrip edilecek belgeleri sıralayarak alan kayıplarının en aza indirilmesi,

Yeni arşiv depolarına duyulan gereksinimin azalması.

Barkodlama Sisteminin Avantajları


Belgelerin arşiv depolarındaki fiziksel konum bilgisi, ilgili belgelerin hangi birime ait olduğunu barkod okuma yoluyla öğrenerek,

Herkes, yetkileri dahilinde belgeleri arayabilir, raporlayabilir ve kullanım kopyalarını elde edebilir.

Bireysel barkodlama, belge ödünç alma / iade işlemlerini hızlandırır ve sisteme doğrudan bağlantıyı sağlar.

Döndürülen belgeler yerlerine konurken barkodları kırmızıdır ve bunlar otomatik olarak iade listesinden çıkarılır.

İmha işlemi belge barkodu temel alındığından yapıldığı için daha güvenlidir.

Barkod, ilgili dokümanın arşivde kaydedildiğini gösterir.


Fiziksel arşivlemenin faydaları


Dokümanlara hızlı erişim

Fiziksel belgeler için azaltılmış zaman ara

Daha düşük depolama maliyetleri

Arşiv nomenklatürünün oluşturulması ve / veya güncellenmesi

Bilgi / belgeler kaybı riskini azaltma

Güvenli doküman yönetimi

Dedicated ve uzman destek ekibi (satış, müşteri hesabı, IT)

Kendi süreçlerine ayrılan daha fazla kaynak

Uzman tavsiyesi


Tanıtım Filmi İzle