ELEKTRONİK DOKÜMAN VE ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ TAVSİYE RAPORU

FIRAT ÜNİVERSİTESİ

BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI

ELEKTRONİK DOKÜMAN VE ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ

TAVSİYE RAPORU

 

Kamu kurumları, misyonları itibariyle, toplumun ihtiyaçlarına cevap vermek ve üstlendiği görevleri etkili bir şekilde yerine getirmek esasına yönelik olarak kurulmuştur. Karar alma sürecinin basitleştirilmesi, hizmetteki kalitenin artırılması ve zamanın daha verimli bir şekilde kullanılması çağdaş kamu yönetiminin bir gereği haline gelmiştir. Çağdaş bireyler, kendilerine hizmet veren kurumların daha hızlı, daha şeffaf ve daha az maliyetle çalışmalarını istemektedir. Bilgi teknolojilerinin kurumların hizmetlerini sağlamada kullanılmaya başlamasıyla birlikte, kurumların işleyiş verimliliği de büyük ölçüde artmıştır.

Kurumlar bilgi sistemleri ve bilgi teknolojileri ürünlerine yapacakları yatırımlarla, iş süreçlerini kontrol altında tutan, oto kontrolü sağlayan, yöneticilerin karar verme süreçlerini kolaylaştıran ve bilgiye erişmeyi hızlandıran sistemlere sahip olmaktadırlar. Günümüz teknolojisinin getirmiş olduğu gelişmelerin kurumlarda uygulanmaya başlanmasıyla kurum iş süreçlerinin hızlandığı, veri tekrarının engellendiği ve karmaşık yapıdan teknolojik yapıya geçildiği bir dönem başlamıştır. Bilgi teknolojileri kullanımı ile iş gücü maliyetlerinin tasarrufundan, kırtasiye giderleri tasarrufuna, iletişim masraflarının azaltılmasından bilgiye erişim maliyetinin indirilmesine kadar birçok noktada kazançlar elde edilmektedir.

Elektronik Doküman ve Arşiv Yönetimi Nedir?

Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemleri, kurum dahilinde gelen evrak, giden evrak ve iç yazışmaları elektronik belge olarak sayısal ortamda oluşturmak, bu belgeleri tanımlanan iş akışları ile elektronik ortamda dolaşımını sağlamak, belgeleri elektronik arşiv olarak güvenli bir şekilde saklamak, belge ve bilgi kaynaklarına hızlı ve etken bir şekilde ulaşmak amacı ile geliştirilmiştir.

Sistemin amacı; özellikle yoğun doküman kullanımının ve arşivleme sıkıntılarının olduğu kamu kurumlarında veya birimlerinde, doküman kullanımının en aza indirgenerek operasyonel işlemlerin mümkün olabilecek en yüksek oranda bilgisayar ortamında gerçekleştirilmesi ve yasal olarak korunması gereken dokümanın yalnız arşiv olarak operasyonel birimlerden bağımsız fiziksel mekanlarda tutulmasıdır.

Günlük iş akışı sürecinde evrak dışında kullanılan pek çok fiziksel veri vardır: formlar, notlar, anlık kullanılan dokümanlar, kullanılmayan, geçerliliğini kaybetmiş, arşivlenecek dokümanlar, e-postalar, fakslar, raporlar, çıktılar vb. kâğıt üzerinde veya elektronik ortamda saklanan bu bilgilerin özellikle kâğıt üzerinde tutulanları dağınık ve bazen fazladan kopyalarıyla birlikte düzensiz olarak birikir. Bu nedenle bu bilgilere ulaşmak epey zaman alır.