EBYS DYS Doküman Yönetim

Doküman YönetİMİ

elektronikdokumanyonetimi

Doküman Yönetimi Nedir ?

Doküman yönetimi, belgelerin saklanması ve alınmasıdır. Dokümantasyon yönetimi olsun veya olmasın, kuruluşunuz her gün dokümanları yakalar, depolar ve alır. Birçok organizasyon için bu süreç inanılmaz derecede zaman alıcıdır ve çoğu zaman göz ardı edilmektedir. Belgeler hem kağıt hem de elektronik formda gelir. Postadaki bir satıcıdan gelen bir fatura açıkça okunabilen ve üzerinde harekete geçirilebilen bir kağıt belgedir. Ancak, bu fatura muhtemelen işletmenizden gelen bir siparişle başlamıştır. Bu emir, muhasebe sisteminde elektronik bir kayıt olabilir. Şimdi, referans olarak bir araya getirilmesi gereken iki ilgili belgeye sahibiz, ancak bunların nasıl depolandığı çok farklı. Bu basit bir örnektir. Örneği bir teslimat makbuzu, kabul belgesi veya hatta bir sözleşme ekleyerek karmaşık hale getirmiş olabiliriz. Yine bu diğer belgeler farklı biçimlerde veya farklı sistemler olabilir. Daha da kötüsü, farklı bölümlerde olabilirler. Bir sözleşme, yasal departmandaki bir dosya dolabında saklanabilir. Teslimat makbuzu bir depoda veya yükleme rıhtımında olabilir. Kabul, sonunda emri alan fonksiyonel departmana ait olabilir. Şimdi farklı fiziksel konumlarda olabilecek farklı gruplar ekledik.


İşte soru: Siparişte bir sorun olursa ne olur? Tüm belgeleri nereden bulabiliriz, böylece sözleşmeyi gözden geçirebilir, teslimat biletine bakarak tüm malzemelerin teslim edildiğinden emin olabilir, departmanın kabulüne bakar, faturaya bakar ve ödediysemizi belirler miyiz? Dokümanlar olmadan, bir sorunu çözmek çok zaman alabilir. Belge denetimi eksikliği, organizasyonunuzdaki çok sayıda insandan değerli zamanları alır, personeliniz belgeler ararken yapılmayan şeyleri düşünür.

Belge Dijitalleştirme için uygun yöntemler tercih etmenize yardımcı oluyoruz.

Doküman yönetimi sistem ihtiyaçlarınız için çekinmeden bizi arayabilirsiniz.

Bilgi edinmek için Belge Dijitalleştirme Makalesini inceleyebilirsiniz.

Daha fazla bilgi edinmek için tıklayınız




Tanıtım Sunumunu İndirin

Tanıtım Videosu İzleyin

CubeBox Size Ne Sağlar ?

CubeBox Cloudy kurumsal bir bulut depolama sistemidir. Emsalsiz bir içerikten arama özelliğine sahiptir. Dosyaları açmadan içerikte arama yapılabilirsiniz. Bu sayede oldukça hız kazanıp zamandan tasarruf sağlarsınız. Dropbox ve Google Drive ile senkronize çalışma opsiyonu da sunmaktadır.

Projenin Amaçları

• Kurumun Bilgi Teknolojileri alt yapısınının iyileştirilmesi
• Kurumsal hafızanın ve veri ana omurgasının oluşturulması
• Veri güvenliği, yönetimi, kullanımı ve bütünlüğünün ileri teknoloji ürünler ile gerçekleştirilmesi
• Görsel iş akış sistemi ile veri akışlarının sağlanması, yöneticilerin karar verme aşamalarının elektronik sistemlerle ve kapsamlı veriler ile desteklenmesi
• Elektronik belge-evrak sistemi kullanılarak kurum içi ve dışı yazışmaların gerçekleştirilebilmesi, dinamik iş akışları ile evrak akışının sağlanması
• Üretilen evrak ve belgelerin sayısal olarak imzalanması
• Arama motoru kullanımı ile istenilen bilgilere kısa sürede erişim
• Kullanım dışı kalan doküman ve evrakların sayısal ar