EBYS dijital arşiv

Dijital Arşiv

Belge Dijitalleştirme ile Dönüşümü Yakalayın

Kurumlar, bilgi ve belgelerini yönetebildiği ve ihtiyacı olan bilgiye en hızlı şekilde ulaşabildiği ölçüde verimliliği ve güvenilirliği yakalayabilmektedir. Dolayısıyla günümüzdeki müşteri odaklı yaklaşım ve rekabet ortamının getirdiği değişken koşullara uyum sağlamak, kurum ve kuruluşlar için hayati önem taşımaktadır. Bu nedenle hızlı ulaşılması gereken belgeler ve kaybında sıkıntı yaratacak dokümanlar, elektronik ortama aktarılarak yönetilmelidir. Bilgiye hızlı ulaşım ile kurumlar, güvenilirliğini sağladıkları gibi oluşacak maliyetlerini de minimum düzeyde tutmaktadır. Hastaneler hasta dosyalarına erişimi tek tıkla arayarak anında programdan görüntüleme yapabilir, verilerini kolayca yönetip aradıklarını hemen bulabilecek düzeyde gelişime ayak uydurdukları taktirde dijital hastane dönüşümlerini tamamlamaktadırlar.

Kurum içi ya da kurum dışı evrakların üzerinde bulunan bilgilerin ne şekilde saklandığı, hangi hızda erişildiği ve tekrar kullanılma sıklığı arşivin değerini belirleyen unsurlardır. Genel olarak arşiv, sadece evraklar ve klasörleri düşündürse de, birçok kurum için arşiv kayıt evraklarına ek olarak fotoğraf, ses kaydı, video, elektronik posta ve dokümanlar gibi saklanması gereken diğer dosyaların da bulunduğu bir bütündür. Bu nedenle değerli bilginin doğru şekilde işlenmesi, saklanması ve yönetilmesi için bir doküman yönetim sistemi ve arşiv yönetim sistemi bir arada çözüm (DYS - EARŞİV) gerekmektedir. Doküman yönetim sistemi, dokümanın ve bilginin durumu ne olursa olsun onu en uygun şekilde işlenip saklanması ve arandığında isim, konu, tarih vs… gibi birçok ayrıntı ile bilgiye en hızlı şekilde ulaşabilmek için kullanılan sistemdir. Elektronik arşiv yönetim sistemi ve Doküman Yönetim Sistemi bir arada çözümler ise (CubeBox gibi) metada araması (belge üst kimlik verisi araması), içerikten veri analizi ile arama yapılabilmesi gibi ekstra özellikler ve online Word,Excel kullanımı ile işin boyutunu bir derece yukarı taşımaktadır. Bu sayede sektörünüz ne olursa olsun maliyetleriniz aşağı iner, zamandan tasarruf sağlar, aradığınız bilgiye doğru ve zamanında ulaşabilirsiniz.

Kurum içi ya da kurum dışı evrakların üzerinde bulunan bilgilerin ne şekilde saklandığı, hangi hızda erişildiği ve tekrar kullanılma sıklığı arşivin değerini belirleyen unsurlardır. Genel olarak arşiv, sadece evraklar ve klasörleri düşündürse de, birçok kurum için arşiv kayıt evraklarına ek olarak fotoğraf, ses kaydı, video, elektronik posta ve dokümanlar gibi saklanması gereken diğer dosyaların da bulunduğu bir bütündür. Bu nedenle değerli bilginin doğru şekilde işlenmesi, saklanması ve yönetilmesi için bir doküman yönetim sistemi (DYS) gerekmektedir. Doküman yönetim sistemi, dokümanın ve bilginin durumu ne olursa olsun onu en uygun şekilde işlenip saklanması ve arandığında isim, konu, tarih vs… gibi birçok ayrıntı ile bilgiye en hızlı şekilde ulaşabilmek için kullanılan sistemdir. CubeBox earşiv DYS EBYS sistemi ile size evraklarınızı içerikten aranabilir halde göstermenizi sağlıyoruz. Siz de hemen dijital arşiv için iletişime geçin


Dijitalleştirme aşamalarında ihtiyaca bağlı olarak hem kendi OCR/ICR çözümlerimizi hem de ABBYY veya Canon IRIS çözümlerini kullanmaktayız.
 
Dijitalleştirme bizim tarafımızdan yapıldığı taktirde bu çözümlere ait lisansları almak zorunda kalmıyorsunuz. Ancak dijitalleştirmeyi kendiniz gerçekleştirmek istediğinizde bu lisanları müşteriye veriyoruz.
 
Taranan belgeler veri yakalama çözümleri ile metadata olarak elde ediliyor, bu sayede hata sıfır düzeyindedir. İnsan gücü metadata (belge kimlik verileri) hata payı bu alanda çalışan firmalar tarafından %15 olarak ifade edilmektedir. İnsan gücü ile veri girişi oldukça yavaştır.
 

Dijitalleştirme sonucunda oluşan PDF belgesi PDF/A tipindedir yani "Arşiv". PDF/A dosyasının içerisinde 3 katman bulunur: Resim, text ve metadata

 

Arama yapılmasında:


İçerikten aramada hem text hem de metadata katmanlarında arama yapılır.
Metadata aramasında ise sadece metadata'dan nokta atış arama yapılarak istenen belge bulunur. 
 
Bulunan belgelerin varsa dijital imzaları ve arşiv zaman damgası da görüntülenir. Dijital imzalanan belgenin tek bir harfinde değişiklik yapılması durumunda geçersiz kabul edilir ve bu durum da görüntülenir.

 
 
ABBYY FlexiCapture sunumları:
 
ABBYY Broşürleri: