Akıllı Tarama ve Sayısal Dönüşüm Sayısal Arşiv

Dijital ve Fiziksel Arşivde Dijital Dönüşüm Çözüm Ortağınız - SECUBE TEKNOLOJİ

Kaliteli Akıllı Tarama ve Sayısallaştırma - Sayısal Dönüşümün Yönetilmesi

Sosyal Bilimler Araştırma Dergisi Raporuna Göre İdeal Dijital Arşiv Sistemi Yetkinlikleri:
 
Sayısallaşan evrak üzerindeki bilgiler ile sistemler üzerindeki müşteri bilgileri kontrol edildiğinde ortaya çıkan sonuçlar analiz için kullanıcıya zaman kazandırmaktadır. Evraklar üzerinde yer alan bilgiler OCR teknolojisi ile sisteme kaydedilmekte ve sistemdeki veriler ile karşılaştırılmaktadır. Dijital ortama aktarılan verilerin farklı sistemlere gönderilmesi ile veri iletiminde güvenlik, hız ve verimlilik kavramları öne çıkmaktadır. Veri güvenliği sağlanırken, veri aktarımı sırasında tıkanıklıkların önüne geçmek için çeşitli algoritmalar tasarlanmaktadır.
 
Günümüzde artan teknolojik imkânlarla birlikte rekabet ortamı da gelişmektedir. Bilgiye erişmek için en önemli faktörlerden biri de hız olmaktadır. Bilgiye en hızlı şekilde erişmek için firmalar tüm sistemlerini elektronik ortama aktarmak zorundadırlar. Müşterilerin doküman üzerine kaydettiği bilgiler çeşitli teknolojiler ile dijitalleştirilip elektronik ortama aktarılmaktadır. Elektronik ortamda bu bilgiler değerlendirilip incelenmektedir. Lojistik ve benzeri sektörlerde Dijital arşiv sistemi, evrakların dijital ortama aktarılması ve bu ortamda saklanması sürecini kapsamaktadır. Kanallardan toplanan tedarikçi evrakları, operasyon merkezlerinde işlenmekte ve fiziki olarak arşiv standartlarına uygun alarak saklanan dokümanların aynı zamanda taranarak elektronik ortamda da bu evraklar üzerinde yer alan müşteri bilgilerin toplanarak sonuçlar üretilmesini kapsamaktadır.Bununla birlikte fiziki arşivleme maliyetleri minimuma indirilmekte, alan ve işgücü kaybı azaltılmaktadır. Kanallarda müşterilerden toplanan dokümanlar üzerinde yer alan bilgiler sayısallaştırıldığında, burada karşımıza en önemli faktör veri kalitesinin ve doğruluğunun en kısa zamanda tespiti çıkmaktadır. 
 
CubeBox e-Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemi, dijital biçimde mevcut olan veya dijital bir biçime dönüştürülebilen her türlü bilgi nesnesini yönetir. Bunların arasında belgeler, e-postalar, resimler, multimedya nesneleri, bağlantılar ve çok daha fazlası yer almaktadır. Daha sonra hızlı ve hedefe götüren erişimin temelini, belgeler, işlemler ve dosyalar için ayrı bir şekilde yönetilen meta veriler (dizin kriterleri) oluşturmaktadır. Bunun yanı sıra belgelerin eksiksiz olarak dizinlenebilmesi, tam metin araması aracılığıyla konforlu bir araştırma imkanı da sunmaktadır. Text Mining işlevselliği sayesinde CubeBox içerisinde arama, arama sözcükleri belgede geçmese de bağlamda uygun olan bilgileri de kapsamaktadır (full-text search)
 
Bilgilerin güvenli bir şekilde saklanması, sadece birinci adımdır. Bilgiler ile günlük işler için bu bilgilerin hızlı bir şekilde bulunması belirleyicidir. Bunun temelini belge, işlem ve dosya başına olmak üzere otomatik olarak oluşturulan (örn. SAP gibi üçüncü sistemlerden de), ancak aynı zamanda da manuel olarak ekleme yapılabilen, serbest tanımlanabilir dizin kriterleridir (meta veriler). Meta verilerin (SQL veri tabanı) ve belge içeriklerinin (bellek sistemi) birbirinden ayrı olarak yönetilmesi, çok fazla sayıda mevcut belge olduğunda da hızlı bir kullanılabilirlik sunar. CubeBox buna ilave olarak içeriklerin tamamını dizinler ve akıllı bir ilişkili tam metin araması üzerinden mevcut olan bilgilerin tamamından yararlanır.
 
GARTNER
 
Gartner’ın 2001’deki araştırmasına göre, şirketler bilgilerinin yaklaşık %80-%95’ini kâğıt dokümanlarda ve elektronik ortamdaki belgelerde tutmaktadır. Yine bu araştırma, belgelerin yaklaşık %25’inin yanlış yerlerde tutulduğunu ve çalışanların zamanlarının %60’ını bu dokümanları arayarak geçirdiği gerçeğini yansıtmaktadır. Bu yanlış çalışma yöntemi ise, şirket gelirlerinin %15’ine olumsuz maliyet olarak yansımakta olduğunu ifade etmektedir.
 
MÜŞTERİ GÖZÜNDEN...
 
Fiziki arşivin, devamında müşteriye ve şirkete ilişkin evrakların elektronik ortama alınması birçok anlamda verimlilik sağladı. Elektronik ortamdaki dokümanlara rahatlıkla ulaşabiliyoruz, müşteri talebi geldiğinde hızlı bir şekilde müşteriye yanıt verebiliyoruz. Bu çalışmalar başlamadan önceki süreçte bir dosyaya ihtiyaç duyulduğunda aranan dosya Muhaberat Bölümü’ne bildirilir, oradaki görevli kişi gider dosyayı bulurdu ve işlemler yapılırdı. Şu anda elektronik arşivden sorgulama ile müşterinin isteğine bağlı olarak dosya ya da evraklara anında ulaşabiliyoruz. Veri güvenliğini sağlayabiliyoruz, anında imza karşılaştırması yapabiliyoruz. Dokümanları elektronik ortama aktardığınız zaman, doküman yönetimi ilgili yazılımı entegre ederek süreçlerinizi verimli bir şekilde kontrol edebiliyorsunuz. CubeBox ile evrakların kaybolmasını engellemiş ve sel, yangın gibi olumsuz koşullara karşı güvenliği de sağlamış olduk. Ayrıca fiziksel arşiv alanı ihtiyacımız azaldı ve ofis ortamını daha efektif kullanmaya başladık.



Kalite ön planda hizmet;


<